L’organisation d’un évènement public doit être faite avec minutie afin de la réussir. Quelle que soit la nature de l’évènement à organiser, il est important de respecter certaines étapes pour assurer son bon déroulement. Cette pédagogie vous permet d’avoir une vision claire de l’évènement et d’estimer son taux de réussite. Êtes-vous chargé de l’organisation d’un évènement ? Découvrez dans cet article quelques étapes clés pour vous faciliter son organisation.
Définir les objectifs de l’évènement
Définir les objectifs d’un évènement est la première étape dans la pédagogie de sa réussite. Ceux-ci doivent être SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, et temporairement définis. En effet, vos objectifs doivent être clairs et compréhensibles afin que tout le monde puisse se les approprier facilement. Par exemple, dans le cadre de l’organisation d’obsèques, le fait de choisir l’épitaphe d’une pierre tombale doit faire partie de vos objectifs.
De plus, il est mesurable, atteignable et réaliste. Cet objectif fait partie de plusieurs autres qui doivent aussi respecter ces critères. Pour de grands évènements, vos objectifs doivent prendre l’allure d’un défi afin de motiver vos équipes. Si vous souhaitez créer l’émulation en leur sein, créez un challenge entre les équipes.
Toutefois, vos objectifs doivent tenir compte de vos ressources financières, matérielles, temporelles et surtout humaines. En d’autres termes, les objectifs à atteindre doivent être cohérents avec la situation de l’entité.
Communiquer autour de l’évènement
Communiquer autour de l’évènement a pour seul objectif de toucher la cible. Vous devez donc savoir par quels canaux atteindre facilement votre cible. Aujourd’hui, de nombreuses personnes sont présentes sur les réseaux sociaux. Par conséquent, pour un évènement public, il est important d’utiliser ces canaux pour atteindre le plus grand nombre de personnes.
Le choix d’un réseau social dépend aussi de la qualité de votre cible. Certains réseaux sociaux ont un but purement professionnel et conviendront mieux pour un évènement professionnel. Par contre, il y en a d’autres, ludiques, qui permettent de rassembler des personnes sur des évènements de distractions comme des concerts.
Si vous souhaitez atteindre un nombre restreint de personnes, utilisez des canaux plus conventionnels comme des invitations ou des mails adressés à titre personnel.
Estimer le budget
La réussite d’un évènement dépend en grande partie du budget à y consacrer. Une fois que vous avez franchi l’étape des objectifs et de la cible, prévoir un budget est l’étape à ne pas négliger. Vous devez pour ce faire tenir compte de la disponibilité de vos différentes possibilités de financements :
- Ressources propres ;
- Subventions ;
- Sponsors.
Si vous n’avez pas assez de moyens, pensez à une stratégie pour faire des entrées. L’accès à votre évènement pourra être payant par exemple.
De plus, il est conseillé de créer chaque poste de dépenses avec l’estimation financière nécessaire. Les estimations doivent surtout être raisonnables. Pour vous faciliter la tâche, utilisez les chiffres relatifs à l’effectif des personnes attendues.
Une fois tous les postes de dépenses créés et comblés, prévoyez toujours une marge financière pour les dépenses imprévues. Cette dernière doit être égale à 15 % du budget total de l’évènement.
Choisir le lieu et la date
Si vous voulez frapper les esprits, il est important de choisir un endroit unique en son genre. Vous n’aurez surtout pas besoin d’un endroit jamais fréquenté. D’ailleurs, il n’est pas évident d’en trouver. Cependant, il est possible de miser sur la décoration de l’espace à occuper afin de lui donner un nouveau visage.
Il est important de donner une bonne impression à vos convives par l’accueil des lieux. Lorsque vous réussissez ce pari, sachez que l’organisation de votre évènement est gagnée d’avance. Cette première bonne impression pourra même vous excuser d’éventuels écueils que vos visiteurs ou invités se rappelleront.
Si le lieu de l’évènement est à louer, prenez vos dispositions à temps pour garantir sa disponibilité. Plus tôt vous vous y prendrez, moins vous serez contraint plus tard. À cet effet, rassurez-vous de la capacité du lieu en termes de nombre d’invités, de la disponibilité d’un parking, de la sécurité, etc.
En ce qui concerne le choix de la date, il doit tenir compte de la période la plus favorable pour organiser l’évènement. Par exemple, pour un évènement scolaire, il ne conviendra pas de le placer en période de vacances. Les étudiants et enseignants y témoigneront peu d’intérêts à cause des engagements personnels.
En entreprise, tenez aussi compte de la période la plus favorable pour avoir le maximum de personnes concernées qui viendront. Les dates concurrentes sont aussi à éviter. Elles ne vous aideront pas à apprécier objectivement les résultats de vos investissements.
